Bij Neon communiceren we het liefst asynchroon. Dat betekent dat iedereen op zijn eigen tijd informatie tot zich kan nemen en kan reageren. Dit past bij onze cultuur waarin we focussen op resultaat, niet op aanwezigheid.
We gebruiken verschillende kanalen, afhankelijk van de urgentie. Van minst naar meest urgent:
E-mail is voor niet-urgente zaken. Zet je mail niet op je telefoon en beantwoord het op vaste momenten, bijvoorbeeld drie keer per dag.
Zulip is ons chatprogramma voor snelle vragen en teamcommunicatie. Het online equivalent van naar iemands bureau lopen.
Signal is voor berichten buiten werktijd die fijn zijn om direct te ontvangen, zoals als het kantoor dicht is of als de locatie van een etentje verandert.
Bellen is voor urgente zaken. Twee keer bellen betekent: ik heb je echt even nodig.
E-mail is nooit urgent. We verwachten niet dat je direct reageert en we verwachten ook niet dat je werkmail op je telefoon hebt. Ga bewust om met je communicatie, zeker wanneer je een grote groep mailt. Voor kenniswerkers zit hier veel productiviteitsverlies.
Denk goed na wie je uitnodigt voor een meeting en voorkom grote terugkerende meetings waarin alleen informatie wordt uitgewisseld. Dat kan ook via mail. Streef ernaar om een duidelijke agenda te hebben, zodat iedereen weet wat er besproken gaat worden.
Je mag altijd de vraag stellen of een meeting nog relevant is voor jou en eruit stappen. Dit is geen onbeleefdheid, maar efficiëntie.
Om elkaars concentratie te bewaken hebben we een simpel signaal bedacht:
Koptelefoon op betekent: ik wil liever niet gestoord worden. Stuur dan een berichtje via Zulip.
Koptelefoon af betekent: loop gerust langs mijn bureau.
We maken bewuste keuzes en kunnen ze uitleggen. We zijn niet bang om op het scherpst van de snede te discussiëren, daar wordt de inhoud beter van. Bejegen elkaar vriendelijk en met respect, ook als je het met elkaar oneens bent over het werk. Kom je er niet uit, vraag er dan een derde bij voor een frisse blik.
